Produktiviti

Macam Mana Nak Guna Discord untuk Kerja

Sejak PKP gelombang PRK, bilangan kes Covid-19 ni lain macam tinggi. Jadi company tempat aku kerja pun mencadangkan semua staff untuk bekerja sahaja dari rumah atau WFH. Sebelum PKP diumumkan, kami ada buat beberapa trial run untuk WFH ni. Antaranya guna Telegram, Trello dan sebagainya. Yang terbaru dan nampak terbaik setakat ni adalah menggunakan Discord sebagai collaborative tool untuk WFH.

Discord tu apa?

Discord ni sebuah aplikasi atau tool atau platform seakan-akan instant messaging, asalnya digunakan untuk gaming. Katakan bila korang main game Dota atau Mobile Legend dari rumah masing-masing, korang boleh pasang aplikasi ni untuk sembang seolah-olah korang duduk di meja yang sama (nampak hint dia kat situ?). Tapi Discord ni lebih cenderung ke arah satu chatroom untuk sesebuah komuniti.

Sekarang ni bayangkan, satu platform chatroom dikhususkan untuk satu komuniti. Maka di situ perlulah (dan adanya) kebolehan untuk menyediakan bilik-bilik kecil untuk skop perbincangan yang lebih spesifik. Itulah dia chat room.

Selain itu, boleh jugak sediakan “bilik-bilik” voice channel (yang biasa orang guna untuk game) untuk bersembang antara ahli dalam channel.

Secara ringkas, feature yang ada dalam Discord:

  • Text channel (chat room)
  • Voice channel (sembang)
    • Share screen
    • Video call
  • Peranan Admin (yang aku tak sentuh kali ni)

Satu lagi perkara penting, Discord ni platform yang percuma untuk digunakan. Ada juga feature yang berbayar, contohnya kalau team dah besar nanti nak naikkan ruang storage. Feature yang ni korang boleh lah explore sendiri.

Harapnya dah faham secara umum Discord ni apa. Dari sini aku boleh cerita pasal setup.

Setup untuk Discord

Untuk guna Discord, boleh guna sama ada dari website, atau download aplikasi plarform ni.

Kalau korang pakai laptop, dah setel satu masalah video. Kalau pakai PC, korang boleh tengok fon sendiri yang kemungkinan besar akan jadi camera untuk video call kalau perlu. Ada cara dia guna teknologi di luar sana.

Setup Server

Satu cara nak start dengan Discord ialah setup sebuah server untuk group korang. Action yang korang perlu cari dari Discord ialah “Add a Server” yang boleh dianggap sama dengan setup group WhatsApp, group Telegram dan sebagainya. Korang boleh start server ni dengan template sedia ada (contohnya Study Group) atau start dengan setting default, tak kisah.

Apa yang template ni buat ialah susunan bilik perbincangan sedia ada bila korang create server. Aku boleh kata template ni membantu untuk korang setup server. Pertama, korang akan dapat satu idea ke mana nak build server ni. Kedua, dah nama template, memang dia jadi shortcut lah dari kerja-kerja setup server ni. Pun begitu, nak setup server ni tak susah sangat kalau ada idea macam mana nak susun cara kerja.

Secara teknikal, kita akan tengok cara nak build server korang ni dalam tajuk-tajuk di bawah.

Sediakan ‘bilik’ perbincangan

Satu server ni boleh disamakan dengan satu komuniti umum. Dalam kes aku, satu department. Untuk jadikan collaboration antara team jadi lebih tersusun, aku boleh ciptakan satu jenis bilik untuk narrow down skop perbincangan. Antaranya mungkin spesifik kepada proses, projek atau senarai task.

Dalam Discord, ‘bilik’ yang aku rujuk ni disebut sebagai Category yang duduk di sebelah kiri platform. Dalam sesebuah category ni korang boleh letak Text Channel dan Voice Channel. Ikutlah setup atau mix yang sesuai untuk company atau team korang.

Text Channel

Text channel ni korang boleh guna untuk macam-macam topik, antaranya general discussion, projek, department, santai dan sebagainya. Aku sendiri pun masih lagi explore cara untuk utilize text channel ni mengikut kesesuaian cara kerja team aku.

Untuk create channel sama ada Text atau Voice, boleh tekan icon tambah sebelah nama Category.

Fokus Projek

Untuk keep track dengan tugas kerja secara umum, boleh buat room yang berasaskan projek atau proses. Contohnya untuk keep track dengan beberapa projek, mungkin aku boleh buat text channel untuk projek 1, projek 2, projek 3. So dalam perbincangan projek ni, kau boleh tengok apa latest development dalam projek tu.

Fokus Proses

Atau mungkin nak nampak flow yang lebih cantik, buat text channel ni lebih ke arah proses pun boleh. Ikutlah cara korang nak manage macam mana. Dalam text channel ni jugak korang boleh pin message. So mana-mana task yang perlu diberikan perhatian, boleh pin ke chat room. Message yang korang boleh pin bukan 1 je, boleh pin beberapa message. Jadi message yang kena pin ni boleh jadi macam to-do list.

Perbincangan umum

Satu jenis text channel yang optional untuk korang ialah perbincangan umum atau bersifat santai. Kat sini boleh lah kalau nak tanya update pasal diri ke, sembang buku ke, pasaran saham ke. Jadi takde lah macam takde life. PKP ni saja dah tak jumpa orang. Dekat ofis ni bagi lah ruang untuk bersosial sikit. Cuma kalau korang jenis tak bersosial dengan ofismate tu takpe lah boleh faham.

Voice Channel

Voice channel ni function yang paling function bagi aku. Sebab aku boleh create voice channel untuk setiap team member. Dan mungkin tetapkan SOP kerja supaya setiap orang perlu masuk dalam channel masing-masing bila masuk kerja. Biar diorang nak mute ke apa, tapi kalau aku masuk channel diorang dan panggil nama, seolah-olah aku pergi ke meja diorang untuk update apa-apa task kerja. Inilah dia function yang paling function dalam Discord ni.

Korang juga boleh guna voice channel ni sebagai satu penanda bahawa team member clock in untuk kerja dan berada di meja masing-masing. Kalau korang team leader, buat juga satu ruang khas untuk voice channel sendiri. Kalau colleague nak tanya apa-apa, korang pun ada dekat meja, sedia untuk guide apa-apa yang diorang perlukan.

Satu lagi, kita boleh jugak buat satu voice channel bernama lounge (default) atau lobby ke di mana dalam ruangan ni korang boleh discuss sebagai satu team.

Kesimpulannya, bagi aku setup untuk voice channel ni membawa presence atau kehadiran team yang lebih baik untuk gerak kerja.

Video Call dan Screen Sharing

Untuk video call pulak, korang kena masuk voice channel dulu. Dah masuk voice channel, akan ada satu ruang di sidebar bahagian bawah untuk function Video dan Screen Sharing.

Dan aku boleh katakan function ni juga agak core dalam Discord. Sebab asalnya platform ni jugak ramai orang guna untuk livestream game yang diorang main. Jadi, function ni tak susah nak digunakan.

Kesimpulan

Aku rasa Discord ni boleh bagi korang satu experience yang seamless kalau korang pandai setup server untuk team korang. Of course dia bukan ada satu je cara yang absolute untuk build server korang ni. Tapi over the time, of course ada benda yang korang boleh improve dalam server. Kalau nak tengok public channel, ada banyak kat luar sana yang korang boleh explore. Mostly berkaitan game, tapi korang boleh dapatkan idea macam mana nak setup sesebuah server untuk team.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *